TRANSKRYPCJA VIDEO
Marcin Jurczyński
Czym jest PROCES BIZNESOWY? ZARZĄDZANIE PROCESOWE w Firmie
Opis wygenerowany przez Skrybot
Dla tego filmu nie wygenerowano opisu.
Transkrypcja wygenerowana przez Skrybot
Cześć! Nazywam się Marcin Jurczyński i witam Cię w moim procesowym królestwie. Jako, że jest to jeden z pierwszych filmów na kanale, zaczniemy od podstaw. W dzisiejszym odcinku porozmawiamy o tym czym jest proces biznesowy i zarządzanie procesami w firmie. Zarządzanie procesami biznesowymi z angielskiego Business Process Management to ustrukturyzowane podejście do budowania i usprawniania procesów, które firmy wykorzystują do wykonywania pracy, obsługi klientów i przede wszystkim generowania wartości biznesowej. Proces biznesowy z definicji to czynność lub zestaw czynności, które pomagają osiągnąć cele firmy takie jak np. i chyba przede wszystkim zwiększenie zysków.
W zarządzaniu procesowym wykorzystujemy różne metody do usprawniania procesu biznesowego poprzez jego analizę, modelowanie, działania w różnych scenariuszach, drażanie zmian, monitorowanie nowego procesu i ciągłe doskonalenie jego zdolności do osiągania pożądanych celów i wyników biznesowych. Zarządzanie procesami jest szeroką dyscypliną i z definicji bardzo dynamiczną. Biorąc pod uwagę, że role organizacyjne, zasady, taktyki sprzedażowe, cele biznesowe i inne elementy, które obejmuje stale się zmieniają. Z biegiem lat zarządzanie procesowe dostosowało się do różnych metodologii z zakresu optymalizacji. Od Six Sigma przez Lead Management do Agile, ponieważ procesy biznesowe w niektórych firmach stały się zbyt duże i złożone, aby można było nimi zarządzać bez pomocy z automatyzowanych narzędzi, opracowano także dobrze nam znane systemy ERP.
Do zarządzania procesami wspierające zmiany biznesowe na bardzo dużą skalę. Te umożliwiające zarządzanie procesami technologie z kolei w dzisiejszych czasach ewolują. Napędzane przez postępy w AI, np. znany nam Chart GPT, Machine Learning i innych tzw. inteligentnych technologiach, które zapewniają nowe sposoby odkrywania, projektowania, mierzenia, ulepszania i automatyzacji naszej codziennej pracy. Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi jest tak ważne? No i zastanówmy się, czemu właściciel osiedlowego sklepu, do którego chodzę, wiecznie narzeka, że nie ma czasu i musi gazić pożary. Zapomina i pomija pewne czynności, np. nie zamówił czegoś albo ma przeterminowany towar na półce. Nigdy nie zdefiniował swoich procesów. Swoją frustrację przekłada na złą obsługę klienta.
Fuka na Ciebie, gdy chcesz coś z najwyższej półki, podnosi ceny swoich produktów. Czemu zazdrości siecią takim jak np. Żabka albo Biedronka? Różnica pomiędzy tymi biznesami, poza oczywiście różną skalą działalności, jeszcze bardziej zróżnicowaną efektywnością, polega na tym, że jedna z nich jest napędzana przez ludzi, a druga przez procesy. Firmy zarządzane przez procesy mogą powielać swoje działania, skalować się w każdym miejscu i utrzymywać te same standardy obsługi klienta. Panu osiedlowego bez procesów zostanie tylko narzekanie i brak czasu. No w ogóle warto do tej anegdoty dodać to, że z jabła się dobra nazywa się promil. To jest rekord blisko 14 promilit.
Jeżeli podoba Ci się to co mówię i nie chcesz przegapić kolejnego odcinka, to zostaw łapkę w górę pod tym filmem i subskrybuj mój kanał. A jeżeli będzie Ci mało, wejdź na stronę marcinjurczyński. pl Zarządzanie procesami biznesowymi jest ważne, ponieważ efektywne procesy biznesowe są kluczowe dla sukcesu naszej firmy. Typowe przykłady procesów, które pomagają firmom realizować cele biznesowe to m. in. Opracowanie i produkcja nowego produktu, realizacja zamówienia dla klienta, zarządzanie obsługą klienta czy wdrożenie nowego pracownika do pracy. Te procesy mogą obejmować setki lub nawet tysiące zadań i zatwierdzeń wymaganych do ich wykonania. Zazwyczaj angażują one ludzi, systemy informatyczne i inne maszyny wewnątrz firmy, a także mogą angażować dostawców usług czy podwykonawców naszej firmy.
Dobrze zaprojektowany proces biznesowy dzieli te zadania na ustrukturyzowane powtarzalne kroki, które pracownicy mogą wykonać, aby uzyskać spójne wyniki. Powtarzalne kroki pomagają firmie przewidzieć potrzebne zasoby, zmniejszając ryzyko ich niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania. Pomiar kroków ujawnia słabe punkty i wąskie gardła, wskazując nam drogę do potencjalnych usprawnień procesu. Moja żona jest lekarzem, więc posłużę się medyczną analogią. Procesy są trochę jak naczynia krwonośne. Wypełniają firmę życiem i decydują o sposobie i szybkości tworzenia wartości dla klienta, a także o kosztach obsługi tych klientów. Procesy odzwierciedlają więc nie tylko produktywność, skuteczność i efektywność całej firmy, ale także jej niezawodność, złożoność, a w końcu samą kulturę organizacyjną.
Źle pomyślany lub źle zarządzany proces może zatem zaszkodzić firmie, hamując produktywność i efektywność. A jeśli nieefektywny proces jest nie daj Boże zautomatyzowany, może w rzeczywistości wzmocnić słabe wyniki, podważając cele biznesowe. Mnie stresujesz. Ja Cię stresuję! Bałczysz się tego piąty rok szkoleń na kursach i wszystko to jak krew w piach. Systematyczne metody zarządzania procesami służące odkrywaniu, modelowaniu, ulepszaniu, automatyzacji i ciągłego monitorowania procesów biznesowych mają na celu zapewnienie, że tak się nie stanie. Dobrze realizowane zarządzanie procesami pomaga firmom dostarczyć produkty i usługi w sposób efektywny i przy niższych kosztach, ale zapasowuje procesy do celów biznesowych.
Podejście w zorganizowany sposób do doskonalenia i automatyzacji procesów pomaga również firmom dostosować się do zmieniających się potrzeb klientów, a to kolejny powód, dla którego zaczącanie procesami biznesowymi jest dziś tak istotne w każdej firmie. Intensywny tempo zmian biznesowych w XXI wieku nie wykazuje oznak spowolnienia. Firmy muszą być w stanie szybko i skutecznie reagować, aby odnieść sukces. Natomiast nadrabianie zaległości nie jest już opłacalną strategią. Wszystko zmienia się zbyt szybko. Co więcej firmy odnoszące sukcesy przeskakują konkurencję za pomocą nowych metod, pomysłów i produktów. Podam przykład z życia. Kilka lat temu odwiedziłem dwie firmy z branży konstrukcji stalowej.
Jedna z tych firm, zgodnie z naszą sugestią, zaczęła inwestycję w odnowione źródła energii, panele fotowoltaiczne, pompy ciepła i generalnie optymalizacja zużycia energii w całej zakładzie produkcyjnej. Druga firma, mimo naszej rekomendacji, tego nie zrobiła. W końcówce zeszłego roku pokazała nam jak mocno urosły ceny energii i zgadnijcie, która z tych firm jest dzisiaj na rynku, a której nie ma. To pytanie pozostawię bez odpowiedzi. Jako zwolennik procesowego zarządzania firmą, uważam, że zdolność do wprowadzania efektywnych, kosztowo, mało ryzykownych i szybkich zmian procesów biznesowych jest podstawową propozycją wartości, które oferuje nam zarządzanie procesowe. Umożliwia ono ciągle wymyślanie nowych operacji biznesowych, szybkie wprowadzanie innowacji i robienie tego w każdym momencie.
Łączy ze sobą elementy Lean i Agile, o których wspomniałem wcześniej. Zatrzymy się, jakie są kroki w zarządzaniu procesami biznesowymi. Zarządzanie procesami, jak wspomniałem, obejmuje wiele obszarów. Wielu ekspertów o zarządzaniu procesami opisując projekt, odwołuje się do następujących pięciu faz. Projektowanie, czyli przeanalizuj istniejący proces, aby zobaczyć co można poprawić. Następnie opracuj proces biznesowy tak, jak powinien wyglądać w idealnym przypadku, wykorzystując np. standardyzację czy automatyzację. Kolejnym krokiem jest modelowanie. Sprawdź, jak przeprojektowany proces biznesowy działa w różnych scenariuszach. Następnie przechodzimy do wdrożenia. Wdrażaj, usprawnienia, w tym standardyzacji i automatyzacji, o których wspomniałem wcześniej. Monitorowanie, śledź usprawnienia, które wdrożyłeś w celu sprawdzenia ich działania.
No i na końcu mamy optymalizację, czyli kontynu i usprawnienie procesu biznesowego na bieżąco. Jest to taki trochę zamknięty cykl zarządzania procesami i ich optymalizacji. Ten aspekt poruszymy szerzej w osobnym odcinku, pod tytułem jak zbudować procesy w firmie od podstaw, więc jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, zostaw łapkę w górę pod tym filmem i subskrybuj mój kanał na YouTube. Jakie są korzyści z zarządzania procesami biznesowymi? Soorganizowane podejście do zarządzania procesami biznesowymi poprawia jakość pracy i wydajność reparacyjną. To dwa podstawowe powody, dla których firmy z niego korzystają.
Dobrze wdrożone zarządzanie procesami może wyeliminować marnotrawstwo, ograniczyć błędy, zaoszczędzić czas, poprawić zgodność z przepisami, zwiększyć zwinność, spierać transformację cyfrową i ostatecznie pomóc dostarczaniu klientom lepszych produktów i usłów. Procesowe podejście do zarządzania może być również skutecznym narzędziem następujących powodów. Koncentracja na standardizacji procesów zmniejsza ryzyko wystąpienia błędy ludzkiego. Wbudowana analityka daje menadżerom, kierownikom lepszy wygląd na wydajność procesów i pomaga w identyfikacji wąskich gardeł w procesach. Narzędzia automatyzacji z kolei zwiększają wydajność i pozwalają pracownikom skupić się na zadaniach, które wymagają ludzkiej wiedzy interwencji, a nie na tych bardziej powtarzalnych. Wszystkie wcześniej wymienione dają pracownikom więcej czasu na identyfikację innych usprawniej w celu ciągłego doskonalenia naszych procesów biznesowych.
Procesowe podejście do zarządzania jest wykorzystywane w wielu działach. Omówmy kilka z nich. Na przykład finanse. Działy finansowe otrzymują różnorodną dokumentację pochodzącą zarówno z procesów systemowych jak i ludzkich. Otrzymują dużą ilość maili i dokumentów papierowych dotyczących wewnętrznych i zewnętrznych procesów finansowych firmy. Wdrożenie na przykład systemu księgowego przetwarzające te dane ułatwia szybszą realizację przelewów, usprawniając na przykład procesy zakupowe w firmie. Kolejnym działem jest na przykład sprzedaż. Zespoły sprzedaży również mają do czynienia z mieszanką procesów skoncentrowanych bardziej na człowieku i tych systemowych realizowanych na przykład w CRM. Dzięki procesowalnym podejściu mogą koordynować wymianę ofert sprzedaży i faktur, aby weźcie skrócić cykl sprzedaży, dzięki temu zapewniając lepszy cash flow naszej firmie.
Kolejnym obszarem są zasoby ludzkie, czyli popularne HR. Oprogramowanie ERP może zwiększyć wydajność działów HR, na przykład uproszczając przeglądanie czasu w pracy. Onboarding nowych pracowników to kolejny obszar, w którym procesowe podejście może usprawnić i przyspieszyć wiele dampów. Automatyzacja zadań związanych z dokumentami w dziale kadr pozwala ograniczyć wykorzystanie formularzy papierowych w całej firmie. Na przykład sprawdzając system wniosków urlopowych online. No i przechodzimy do mojego ulubionego działu, czyli produkcji. Procesowe podejście do wytwarzania produktów jest kluczowe w tym dziale. Dzięki określeniu poszczególnych etapów produkcji możemy dokładnie określić jej koszty, uwzględniając zasoby ludzkie, materiały czy maszyny potrzebne do produkcji.
W bardziej zaawansowanych firmach można pokusić się o wdrożenie systemu MEST, czyli Manufacturing Execution System, który bardzo szczegółowo będzie monitorował każdy etap produkcji, dostarczając nam dane o jej efektywności i pozwalając na identyfikację wąskich kartek. Jakie przeszkody i wyzwania wiążą się z zarządzaniem procesami biznesowymi? Wyzwania pojawiają się w każdej inicjatywie biznesowej, która wymaga zmiany statusu quo. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku procesowego podejścia do zarządzania, gdzie złożona praca nad doskonaleniem procesów obejmuje różne role, systemy i sposoby. Aby zmaksymalizować korzyści z zarządzania procesami biznesowymi, firmy muszą być przygotowane na wyzwania i problemy, które mogą napotkać, a przede wszystkim mieć plan na ich rozwiązanie.
Jakie są najczęstsze przyczyny niepowodzeń we wdrażaniu procesowego podejścia do procesów w firmie? Jest to np. brak wsparcia i zaangażowania ze strony kadry kierowniczej. Jeżeli właściciel czy dyrektor nie chce bazować na procesach, to czemu jego pracownicy mają to robić? Innym aspektem są niejasne cele i zadania biznesowe. No to trzeba opisać proces, niech ktoś to zrobi, nie ma tej odpowiedzialności. Nieporozumienia związane z wyborem odpowiedniego narzędzia do pracy to inny bardzo szeroki problem. Na rynku jest ze 100 systemów, ale żaden nie jest idealny pod swoją firmę i musisz brać to pod uwagę. Ukryte procesy podatne na błędy i awarie to też częsta przyczyna.
Na przykład pan Marek zawsze sobie drukuje jakąś tam etykietę i przykleja ją na kartą, ale nikt o tym nie wie. Kolejnym aspektem jest słaba widoczność i identyfikowalność procesów. Firmy często pytają, mała procesów? A co to jest? Zastanówmy się, że jest to jeden z istotnych elementów, który w firmie warto mieć. Innym i takim ostatnim, myślę, częstym problemem są nieelastyczne umowy i zachęcie ze strony osób trzecich, czyli handlowcy namagają nas na jakieś systemy, których i tak później nie będziemy wykorzystywać. Podsumowując ten odcinek, zarządzanie procesami biznesowymi, czyli ustrukturyzowane podejście do poprawy procesów nie jest nowością, ale jest to podejście ewolujące. Napędzane przez dynamiczne zmiany sposobów wykonywania pracy i prowadzenia działalności w XXI wieku.
Niemal powszechne przyjęcie systemów, konieczność funkcjonowania firm na rynku cyfrowym oraz przejście na przykład na pracę zdalną podczas pandemii zmusiły firmy małe, średnie czy duże do ponownej oceny procesów, które wykorzystują w realizacji swoich celów biznesowych. A co dla Ciebie jest wyzwaniem, jeśli myślisz o procesach? Podziel się swoją opinią w komentarzu. Dzięki za oglądanie, nie zapomnij zostawić łapki w górę i subskrybować kanału. Do zobaczenia w kolejnym odcinku i niech moc procesów będzie z Tobą. .
S K R Y B O T
Skrybot. 2023, Transkrypcje video z YouTube
Informujemy, że odwiedzając lub korzystając z naszego serwisu, wyrażasz zgodę aby nasz serwis lub serwisy naszych partnerów używały plików cookies do przechowywania informacji w celu dostarczenie lepszych, szybszych i bezpieczniejszych usług oraz w celach marketingowych.